¿Qué es PTS Alegra?
PTS Alegra conecta tu tienda PrestaShop con Alegra para emitir facturas y notas de crédito electrónicas desde el propio pedido, sincronizando clientes, productos, transportistas, cuentas bancarias, numeraciones y retenciones.
Documentación completa para instalar, configurar y utilizar el módulo PTS Alegra en tu tienda PrestaShop.
PTS Alegra conecta tu tienda PrestaShop con Alegra para emitir facturas y notas de crédito electrónicas desde el propio pedido, sincronizando clientes, productos, transportistas, cuentas bancarias, numeraciones y retenciones.
La factura de Alegra se emite desde la propia ficha del pedido de PrestaShop, y desde ahí también se crean las notas de crédito.
Productos, transportistas, clientes, cuentas bancarias y retenciones se emparejan con su equivalente en Alegra para que la factura salga con la información correcta.
Cada país puede tener asignada su propia numeración de Alegra, además de la numeración por defecto del módulo.
Genera un ticket de punto de venta con los datos del establecimiento que se configuran en el propio módulo.
| Requisito | Mínimo | Recomendado |
|---|---|---|
| PrestaShop | 1.7.6 | 9.x |
| PHP | 7.2.5 | 8.1+ |
| Extensiones de PHP | curl, mbstring, openssl |
Las mismas |
| Cuenta de Alegra | Activa, con usuario y token de API | Una cuenta sandbox además, para pruebas |
Existen dos métodos para instalar el módulo en tu tienda PrestaShop, dependiendo de las características de tu servidor.
Inicia sesión en el panel de administración de tu tienda PrestaShop.
Ve a Módulos → Gestor de módulos en el menú lateral.
Haz clic en "Subir un módulo" y selecciona el archivo ZIP descargado.
Una vez subido, el módulo se instalará automáticamente. Haz clic en "Configurar" para comenzar.
Extrae el contenido del archivo ZIP en tu ordenador local.
Usa un cliente FTP (como FileZilla) para conectarte a tu servidor.
Sube la carpeta del módulo a /modules/ en tu instalación de PrestaShop.
Ve a Módulos → Gestor de módulos, busca el módulo y haz clic en "Instalar".
Si experimentas errores de override al instalar o activar el módulo, no intentes resolverlo por tu cuenta si no tienes experiencia técnica. Contacta con nuestro equipo de soporte para recibir ayuda personalizada y resolver el conflicto de manera segura.
Contactar con SoporteEs la primera pestaña del módulo y la única que aparece mientras no haya conexión con Alegra. Aquí se dan de alta las cuentas de Alegra con las que va a trabajar la tienda. El módulo admite varias, y una de ellas se marca después como cuenta por defecto.
La pestaña lista las cuentas ya conectadas y ofrece un botón Sincronizar cuentas, que actualiza el estado (activa o inactiva) de las cuentas que ya existen en Alegra.
Son los cuatro campos del formulario que aparece al añadir una cuenta. Los tres últimos son obligatorios: sin ellos el botón de guardar permanece inactivo.
Marca la cuenta como cuenta de pruebas. Úsala para verificar el funcionamiento del módulo sin emitir documentos en la cuenta real de Alegra.
El usuario de la cuenta de Alegra con la que se conecta la tienda.
El token de API que genera Alegra para ese usuario. Es lo que autoriza al módulo a operar sobre la cuenta.
El país al que pertenece la cuenta de Alegra. Condiciona el comportamiento fiscal de los documentos que se emiten con ella.
Reúne los ajustes que gobiernan cómo factura el módulo. Se llega a ellos desde Módulos → PTS Alegra → Configurar, en la pestaña General.
Activa el registro de depuración del módulo para diagnosticar su comportamiento. Al activarlo aparece el campo IP.
Restringe la depuración a una dirección IP concreta, de modo que solo esa vea el comportamiento en pruebas. El módulo incluye un botón para rellenar el campo con la IP desde la que estás conectado.
Conecta el módulo con PTS Sales Commissions. Para que la integración funcione, ese módulo tiene que estar instalado y activo en la tienda: si no lo está, activar aquí el interruptor no añade nada a la pantalla de facturación.
Elige cuál de las cuentas conectadas usa el módulo para facturar. Es la opción que desbloquea el resto de la pestaña y las pestañas de asociación.
Declara cuál es la moneda base de tu cuenta de Alegra. Las opciones son Peso colombiano (COP) y Euro (EUR). No limita en qué monedas puede vender la tienda: es la referencia con la que el módulo decide si un pedido va en moneda propia o en moneda extranjera.
Determina en qué idioma viajan los datos que el módulo manda a Alegra.
La numeración de Alegra que se aplica a las facturas cuando el país del pedido no tiene una numeración propia asignada en la pestaña Numeraciones.
La cuenta contable de Alegra que se asigna a los productos que el módulo crea o factura cuando no tienen una propia.
El incoterm que acompaña a la factura. La lista incluye, entre otros, Costo y flete (CFR), Costo, flete y seguro (CIF), En fábrica (EXW) y Franco a bordo (FOB).
Selecciona uno o varios grupos de clientes de PrestaShop cuyos pedidos no se podrán facturar con el módulo. Admite varios grupos a la vez.
El centro de costos de Alegra al que se imputan las facturas que emite el módulo.
Al terminar de emitir la factura, abre automáticamente el ticket de punto de venta.
Tras crear la factura, la abre en una página aparte en lugar de quedarse en la ficha del pedido.
La factura se emite dando el pago por registrado, sin tener que marcarlo en un paso posterior.
Retira el botón de emitir factura de la ficha del pedido. Resulta útil en tiendas donde la facturación no la hace quien gestiona los pedidos.
Al crear el cliente en Alegra, reparte el nombre y los apellidos de PrestaShop en los cuatro campos de Alegra en lugar de en dos. Solo se aplica a clientes que son persona natural; las empresas se guardan con su razón social.
Lo que se ignora es la comprobación de duplicados, no los clientes: al activarla, Alegra acepta crear una ficha nueva aunque ya exista otra con el mismo número de identificación, en lugar de rechazar la petición. Déjala desactivada si prefieres que una identificación repetida detenga la facturación para revisarla.
Permite guardar registros sobre las peticiones hechas a Alegra que retornen un error. Son los que sirven para diagnosticar una factura que no llegó a emitirse.
Agrupa las cinco pantallas que emparejan datos de PrestaShop con datos de Alegra. Todas siguen el mismo patrón: una tabla con las asociaciones existentes y un formulario para añadir una nueva. Solo aparecen cuando hay una Cuenta Alegra por defecto elegida.
Empareja un producto de la tienda con su producto equivalente en Alegra, para que la línea de factura salga con el artículo correcto.
El producto de la cuenta de Alegra con el que se empareja.
El producto de la tienda PrestaShop que se va a emparejar.
Empareja cada transportista de la tienda con un producto de Alegra, que es como Alegra representa el cargo por envío dentro de la factura.
El producto de Alegra que representa el envío de ese transportista.
El transportista de PrestaShop que se va a emparejar.
Empareja un cliente de la tienda con su ficha en Alegra, para no duplicarlo al facturar.
El cliente ya existente en Alegra.
El cliente de la tienda PrestaShop.
Relaciona un método de pago de la tienda con la cuenta bancaria de Alegra en la que se registra el cobro.
La cuenta bancaria de Alegra donde se anota el pago.
La moneda de la cuenta bancaria.
El método de pago de PrestaShop que se asocia a esa cuenta.
Permite cubrir las variantes con que un mismo método aparece nombrado en los pedidos.
Define qué retención de Alegra se aplica según el país y el método de pago del pedido.
El país al que se aplica la retención.
El método de pago al que se aplica la retención.
La retención de Alegra que se aplica cuando se cumplen las dos condiciones anteriores.
Agrupa el listado de facturas emitidas y los ajustes que lo rodean: a quién se le permite facturar, qué datos lleva el ticket y cómo traer de vuelta los cambios hechos en Alegra.
Muestra las facturas que el módulo ha emitido. Cada fila lleva un color según su estado, y la propia pantalla incluye la leyenda:
Desde las acciones de cada fila se hace lo mismo que desde el bloque del pedido, incluido Vincular factura Alegra existente y Desvincular factura. El bloque del pedido es un atajo: no hace falta abrir cada pedido.
Asigna una cuenta de Alegra concreta a un cliente o a un grupo de clientes. Es útil cuando la tienda trabaja con varias cuentas y cada una atiende a un público distinto.
La cuenta de Alegra a la que se aplica la restricción.
Los grupos de clientes de PrestaShop que quedan afectados.
Un cliente concreto, cuando la restricción no es de grupo sino individual.
Los datos del establecimiento que se imprimen en el Ticket POS. A diferencia del resto de pestañas, aquí los cambios se guardan solos al salir de cada campo.
El nombre del establecimiento tal y como debe aparecer en el ticket.
La dirección que se imprime en el ticket.
El teléfono de contacto del establecimiento.
El correo de contacto del establecimiento.
La dirección web de la tienda.
Un texto propio que se añade al ticket.
Trae a PrestaShop el estado actual de las facturas de Alegra, para cuando se han hecho cambios directamente allí.
En el calendario, marca la fecha de inicio y la de fin de las facturas que quieres actualizar.
El botón permanece inactivo hasta que hayas seleccionado un rango.
Asigna a cada país la numeración de Alegra que deben usar sus facturas. Lo que no tenga numeración propia aquí usa la Numeración por defecto para facturas de la pestaña General.
El país al que se asigna la numeración.
La numeración de Alegra que se aplicará a ese país.
La facturación no vive en la configuración del módulo, sino en la ficha del pedido de PrestaShop, en un bloque llamado Facturación Alegra que el módulo añade. Todo lo que sigue ocurre ahí.
Una factura de Alegra necesita que todo lo que va dentro exista también en Alegra. Si algo falta, el módulo no falla en silencio: abre una pantalla que enumera lo que le falta y te deja resolverlo sin salir del pedido, con un botón Asociar (enlazarlo con algo que ya existe en Alegra) o Crear en Alegra (darlo de alta en el momento).
Los avisos que puedes encontrarte, y qué significa cada uno:
| Lo que dice | Qué hacer |
|---|---|
| Los siguientes productos no están asociados en Alegra… | Asociarlos o crearlos. Se evita de antemano desde Asociar → Productos. |
| El siguiente transportista no está asociado en Alegra… | Igual, desde Asociar → Transportistas. |
| El siguiente cliente no está asociado en Alegra… | Crearlo o asociarlo. Si es una persona natural, el número de identificación es obligatorio y sin él la facturación se detiene. |
| El siguiente medio de pago no está asociado en Alegra… | Asociarlo desde Asociar → Cuentas de banco. |
| Los siguientes impuestos no fueron creados en Alegra… | Crearlos en Alegra. Estos no se dan de alta desde el módulo. |
| No se ha asociado una numeración por defecto para las facturas. | Elegirla en General → Numeración por defecto para facturas. |
| La moneda del pedido no está creada en Alegra… | Crearla en Alegra. |
| No tiene activada la opción multidivisa en Alegra, actívela. | Es un ajuste de tu cuenta de Alegra, no del módulo. |
Según el pedido y el país de la cuenta, el módulo puede pedirte además dos cosas antes de seguir: los Datos de cliente que falten (tipo y número de documento, país de origen del documento) y la Información requerida para la factura, que es donde se rellenan la tasa de conversión y la fecha de facturación cuando hacen falta.
Una factura de Alegra pasa por tres estados, y el módulo enseña en cada uno solo lo que tiene sentido hacer:
| Estado | Qué es | Botones disponibles |
|---|---|---|
| Sin facturar | El pedido aún no tiene nada en Alegra. | Facturar · Modificar cliente y facturar · Vincular factura Alegra existente |
| Borrador | Existe en Alegra pero no es un documento definitivo: se puede revisar y rehacer. | Facturar · Modificar cliente y facturar · Vista previa · Convertir borrador a factura · Convertir borrador a factura y emitirla |
| Abierta | Factura definitiva, pendiente de cobro. | Descargar factura · Ticket POS · Pagar factura · Eliminar pago · Crear nota de crédito · Desvincular factura |
| Cerrada | Factura definitiva y cobrada. | Descargar factura · Ticket POS · Crear nota de crédito · Desvincular factura |
Crea el borrador en Alegra con los datos del pedido. Es el punto donde aparecen los avisos del apartado anterior si falta algo por asociar. No emite nada todavía.
Abre el borrador para comprobarlo antes de convertirlo. Es el último momento barato para detectar un error.
Convierte el borrador en factura definitiva dentro de Alegra, sin enviarla a la entidad fiscal.
Lo mismo que el anterior y además la emite, que es el paso de facturación electrónica. Es la opción que se usa normalmente.
Registra el cobro en Alegra y pasa la factura de Abierta a Cerrada. El pago se anota en la cuenta bancaria que hayas asociado a ese método de pago.
Abre los datos del cliente para corregirlos antes de crear el borrador. Es lo que hay que usar cuando el cliente puso mal su documento o falta un dato fiscal: cambiarlo aquí evita tener que anular la factura después.
Descarga el PDF de la factura ya definitiva. Es el fichero que la tarea programada borra pasados 30 días; la factura sigue en Alegra.
Abre el ticket de punto de venta con los datos que hayas puesto en Facturas → Configuración de Ticket. Si tienes activado Mostrar Ticket POS después de la facturación, se abre solo al terminar de facturar.
Borra en Alegra los pagos anotados en esa factura. Aparece junto a Pagar factura mientras la factura sigue Abierta, que es cuando todavía se puede rectificar un cobro mal registrado. Si no hay ningún pago anotado, no hay nada que borrar.
Es la forma de rectificar o anular una factura ya emitida, y solo aparece cuando la factura es definitiva (abierta o cerrada). Abre un formulario con el número, el contacto, el motivo, las notas, el tipo y la descripción de la operación, el concepto, el tipo de factura rectificativa, la fecha de emisión, la moneda, la lista de precios, el centro de costos y la orden de entrega.
Al crear la nota de crédito, la factura anulada deja de estar asociada al pedido, que queda libre para vincularle la factura que la sustituye.
Asocia al pedido una factura que ya existe en Alegra, por ejemplo una que se hizo a mano allí. Aparece cuando el pedido no tiene factura y abre la lista de las últimas facturas de ese cliente en Alegra, con su número, fecha, total y estado. Si el total no coincide con el del pedido se marca en rojo, pero se puede vincular igualmente.
Solo se pueden vincular facturas abiertas o cerradas, del mismo contacto de Alegra que el cliente del pedido y que no estén ya vinculadas a otro pedido.
Quita la asociación entre el pedido y su factura, después de pedir confirmación. Aparece cuando la factura es definitiva (abierta o cerrada).
El módulo añade también un bloque propio en la ficha del cliente y en la del producto del back-office, para ver y gestionar desde ahí su correspondencia en Alegra sin tener que ir a las pantallas de Asociar.
El módulo expone una URL de tarea programada que borra los archivos PDF de facturas antiguos, para que no se acumulen en el servidor. La pantalla muestra la URL con botones para copiarla o abrirla.
El módulo incluye un editor de traducciones que te permite personalizar todos los textos en cualquier idioma instalado en tu tienda.
El editor de traducciones incluye varias acciones para gestionar tus traducciones:
El sistema de copias de seguridad te permite proteger la configuración del módulo y restaurarla en caso de necesidad.
Para crear una nueva copia de seguridad, haz clic en el botón "Generar nueva copia de seguridad". El sistema creará un respaldo de la configuración actual del módulo.
Si tienes una copia de seguridad descargada previamente, puedes cargarla haciendo clic en el botón "Subir copia de seguridad". Se abrirá un diálogo donde podrás seleccionar el archivo ZIP de la copia de seguridad.
La lista muestra todas las copias de seguridad creadas. Puedes filtrar por fecha utilizando el selector de fecha y actualizar la lista con el botón "Actualizar lista".
Cada copia de seguridad en la lista tiene las siguientes acciones disponibles:
Restaura la configuración del módulo
Descarga el archivo ZIP
Elimina la copia de seguridad
Para restaurar, haz clic en el botón "Restaurar copia de seguridad" de la copia que deseas recuperar y confirma la acción en el diálogo.
Si necesitas ayuda adicional o tienes alguna pregunta sobre el módulo, estamos aquí para ayudarte.